Финансовая отчетность в ресторане: быстро и просто

Тот из рестораторов, кто стремится избавиться от рутины в своем бизнесе, уже работает с системой автоматизации предприятий iiko. И в короткие сроки выработал привычку просматривать финансовые отчеты о движениях капитала заведения с первых же минут рабочего дня: данные сервис предоставляет очень оперативно.

ERP-система для малых предприятий

Если заглянуть в словари, то можно узнать, что управление предприятием есть совокупность следующих мероприятий: анализ ситуации на начало рабочего дня; составление плана работ; контроль за исполнением плана; промежуточный анализ ситуации; корректировка плана действий.

Таким образом, для успешного ведения дел руководитель должен всегда держать руку на пульсе и своевременно реагировать на отклонения от плана. Делать это максимально эффективно помогают специальные программы - Enterprise Resource Planning Systems.

Ранее ERP-системы интегрировались лишь большими предприятиями, но современные технологии позволили сделать программы более доступными, благодаря чему их стали использовать и небольшие организации. И даже индивидуальные предприниматели все чаще присматриваются к решениям, обладающим огромными возможностями.

Яркий представитель такой системы - проект iiko, позволяющий управлять всеми возможными ресурсами ресторанного бизнеса: людскими, материальными и финансовыми. При этом контроль можно осуществлять как в отдельно взятом заведении, так и в сети индустрии гостеприимства.

Уменьшаем издержки

Чтобы быстро понять, что происходит на предприятии, опытному ресторатору достаточно взглянуть на отчет с отображением прибыли/убытков за определенный период. Развернутый документ позволяет вовремя вмешаться в дела и твердой рукой задать своему финансовому кораблю курс в сторону получения прибыли.

Своевременно получать такой информативный отчет позволяет система iiko - документация круглосуточно доступна в режиме онлайн, и формируется она очень оперативно, в режиме реального времени. Все процессы ресторанного бизнеса интегрированы в программу, и ничего не может ускользнуть от глаз шефа.

iiko осуществляет и контролирует:

• закрытие заказа официантом;
• моментальное списывание продуктов со склада при закрытии заказа;
• отображение движения полученных средств от клиента (продажа и начисление процентов официанту);
• начисление бонусов посетителю;
• внесение изменений в отчет.

В итоге ресторатор может в любое время открыть документ и взглянуть на фудкост с лейборкостом и вовремя поправить статью расхода на продукты или оптимизировать начисление зарплаты сотрудникам. Кроме того, iiko умеет мониторить прайсы поставщиков и при изменении цен у партнеров тут же сигнализирует об этом руководителю ресторана. Борьба со "зряплатой" осуществляется с помощью учета прихода / ухода сотрудников на работу и благодаря выявления "мертвых" часов, когда количество присутствующего в заведении персонала должно быть минимальным.

Контролируем бюджет

Чтобы получить желаемую прибыль, руководство компании должно создать финансовый план. При этом должен существовать и план-факт анализ, чтобы сравнивать нынешнее положение дел с поставленными на определенный период целями. Благодаря такому решению бизнесмен может видеть текущую финансовую ситуацию на предприятии и понимать, почему происходит отклонение от намеченного курса.

Пример: прибыль от ресторана начинает уменьшаться, почему - непонятно. При изучении план-факт анализа выясняется: вырос фудкост, и причина тому - повышение закупочных цен. Проверив направление, ресторатор обнаруживает злоупотребление, выражающееся в сговоре ответственного за закупку продуктов лица с поставщиком. Оказывается, сотрудник не знал, что система iiko помогает видеть изменения в прайсе партнеров в режиме реального времени, и что при появлении новых цен она оповещает об этом ресторатора.

Кроме того, сервис умеет мотивировать персонал, помогая создать и реализовать схему поощрений и штрафов. Нажатием всего одной кнопки руководитель заведения или ресторанной сети может увидеть данные план-факт анализа и отклонения от цели как в абсолютном виде, так и в виде процентов.

Учитываем услуги

Расходы и прибыль проходят не только через склад кафе или ресторана - движение капитала есть и в нематериальной сфере. К примеру, расходной статьей может быть аренда помещения, а доходной - бронирование столиков заведения для проведения какого-либо торжества.

Многие руководители предприятий проводят услуги через специальные счета и учитывают их как движение по складу, фиксируя все это в общих периодических финансовых отчетах. В итоге детальный анализ по услугам быстро получить оказывается очень сложно, да и время это отнимает много.

iiko же моментально формирует специальные документы в автоматическом режиме, учитывая оказанные и полученные услуги. Они фиксируются Актами оказания и приема услуг и отображаются как на терминале фронт-офиса (если заказчик получает какую-либо услугу), так и в бэк-офисе системы. Кстати, данные о нематериальных расходах и прибыли также важны для эффективного управления ресторанным бизнесом.

Эффективное управление ресторанным бизнесом

Тот, кто изначально работал "по-старинке", после внедрения iiko может по достоинству оценить весь функционал системы. Работая с программой, ресторатор освобождает время для ведения других проектов, для отдыха, для продумывания тактики и стратегии развития предприятия. Он с легкостью просчитывает риски и прибыли, всегда держит руку на пульсе и контролирует деятельность персонала даже на значительном расстоянии от заведения.

Вот мнение о работе с системой Светланы Валиевой, главы ООО "Донатс Прожект" (сеть кофеен Dunkin Donuts):

- Оперативно получая информацию обо всем, что происходит в нашей сети кофеен, мы эффективно управляем предприятием и строим план развития компании на основе достоверной информации. Ежедневно сравнивая показатели заведений, мы имеем возможность корректировать действия управляющих и персонала, быстро принимать меры для движения в правильном направлении - если что-то идет не так.

iiko позволяет создавать оптимальные внутренние логистические потоки между подразделениями сети и оперативно обеспечивать кофейни продуктами и расходными материалами. Эта система - удобный и многофункциональный проект для управления ресторанным бизнесом, который помогает решить множество задач и позволяет осуществлять контроль деятельности как отдельного заведения, так и сети в целом.

Появились вопросы? Задавайте, наши специалисты ответят даже на самые сложные из них. Грамотно, квалифицированно и в полном объеме.