Электронная система управления очередью

Электронная система управления очередью (СОУ) - на сегодняшний, является наиболее эффективным решением для организации работы различных организаций, в которых ведется прием посетителей. Электронная система очереди может быть использована в государственных организациях, медицинских клиниках, визовых центрах, операционных залах банка, пенсионных фондах и других местах, где по тем или иным причинам возникает очередь. СУО повышает имидж организации, позволяет упорядочить очередь и получить экономическую выгоду за счет более качественного обслуживания.

СУО - это комфорт для клиента. Ведь посетитель получает всю необходимую ему информацию о требующейся услуге на талоне. Более того в талоне указывается его номер в очереди, а также примерное время, через которое его обслужат.

СУО - это удобство для персонала. Система управления очередью дает ясную картину нагрузки на персонал, а это позволяет более качественно распределять рабочее время всех сотрудников.

Как работает система управления очередью

• Клиент в зале обслуживания с помощью сенсорного киоска выбирает необходимую ему услугу, после чего получает талончик с порядковым номером. После этого клиент может расположиться в зоне ожидания, при этом он будет знать примерное время, через которое его обслужат, так как эти данные печатаются на талоне.
• Далее клиенту необходимо дождаться вызова. Освободившийся оператор нажимает кнопку, после чего система сама определяет следующего в очереди и с помощью информационного табло направляет его к свободному оператору.
• По необходимости, сообщение с номером электронной очереди может дублироваться речевым вызовом.

Преимущества системы управления очередью

• Все оборудование для электронной очереди производиться серийной, а это значит, что мы сможет установиться и запустить оборудование в считанные дни.
• Универсальное и масштабируемое решение, которое гармонично впишется в любой сфере, независимо от масштабов.
• Надежное и современное оборудования, а также быстрое техническое обслуживание при возникновении каких-либо неисправностей.
• Любые доработки и интеграции с другими системами в зависимости от потребностей заказчика.
• Подробная отчетность системы электронной очереди позволяет быстро ответить на конкретный вопрос - как улучшить качество обслуживания?
• Возможность работы на базе операционной системы Linux, что позволяет сэкономить дополнительные денежные средства на программном обеспечении.

Состав системы управления очередью

В состав системы управления очередью входит пункт регистрации, мини-табло для каждого оператора и сенсорный киоск, который одновременно может играть роль пункта регистрации и сервера всей системы.

Подойдя к пункту регистрации, посетитель выбирает требуемую услугу и получает свой талон. Как правило, все эти действия занимают всего несколько секунд, поэтому очереди у самого пункта регистрации не возникает. На талоне сразу печатается номер очереди посетителя, дата и время, наименование услуги, а также дополнительная информация. После получения талона, посетитель может расположиться в зоне ожидания и спокойно ждать свою очередь. Для посетителей такая схема удобна, прежде всего, тем, что им не надо разбираться в порядке очереди, а на талоне дается информация о примерном времени ожидания своей очереди. В качестве пункта регистрации мы предлагаем как напольные терминалы, так и настенные.

Центральное табло системы управления очередью может не только показывать информацию о продвижении очереди, но и выводить различную дополнительную информацию: произвольный текст, дату и время, изображения и даже видеоматериалы. При этом заказчик сам может выбрать оборудование, например обычные светодиодные панели, позволяют выводить минимум информации, а вот плазменные и жидкокристаллические панели могут демонстрировать множество дополнительной информации.

Индивидуальное табло оператора располагается непосредственно около его рабочего места. Это небольшое устройство отображает номер вызываемого клиента, а также адрес конкретного специалиста и дополнительную информацию.

Пульт оператора - это программный компонент, который устанавливается на компьютеры обслуживающих специалистов. С помощью этого компонента он получает сообщение о регистрациях на определенные услуги, а также осуществляет вызов клиентов. Вызов при этом сопровождается графическим изображением на центральном табло и голосовым оповещением, конечно, информация отображается и на табло самого оператора, чтобы он мог видеть результат своих действий.

WEB-регистратор - это специальный модуль, который позволяет проводить предварительную запись посетителей через интернет. Клиент, также сначала должен выбрать требующуюся ему услугу, после чего он переходит в меню предварительной регистрации и записывается на определенную дату и время. В этом случае клиенту также выдается талон, но в электронном виде. После этого достаточно распечатать талон и придти на прием в назначенное время и подтвердить свою регистрацию в пункте регистрации.  

Программное обеспечение системы управления очередью состоит из трех основных модулей: Сервер, Диспетчеризация и Администратор. Сервер - это головной программный модуль, который обеспечивает работу всего оборудования и программных модулей. Диспетчеризация - это модуль, который контролирует текущую ситуацию по очереди. Администратор - это модуль, который предназначен для настройки и мониторинга потока очереди.

В каждом конкретном случае, в зависимости от пожеланий заказчика, конфигурация оборудования и программного обеспечения может изменяться.

Возможности системы управления очередью

• Улучшение имиджа организации, создание более комфортных условий для клиентов.
• Повышение уровня обслуживания клиентов.
• Индивидуальный подбор оборудования в зависимости от поставленных перед системой задач.
• Оперативное управление всем процессом обслуживания клиентов за счет перераспределения потоков посетителей и ресурсов отдела обслуживания.
• Оценка нагрузки на персонал в режиме реального времени. Точная статистика по каждому оператору и операции, которая позволяет оптимизировать нагрузку на персонал.
• Индивидуальный подбор программного обеспечения в зависимости от целей и масштабов.
• Минимальные затраты на оборудование, программное обеспечения и  обслуживание.

Отчетная система

Отчетная система - это модуль, который реализован на базе отчетного WEB-сервера. Данный модуль позволяет просматривать статистику системы в окне браузера и выгружать ее в удобных форматах PDF и RTF. Список базовых отчетов, которые уже реализованы в системе:

• Распределение нагрузки внутри дня.
• Распределение нагрузки внутри дня для услуги.
• Распределение нагрузки внутри дня для пользователя.
• Распределение среднего времени ожидания внутри дня.
• Распределение среднего времени ожидания внутри дня для пользователя.
• Распределение среднего времени ожидания внутри дня для услуги.
• Статистический отчет по отзывам клиентов за период.
• Отчет по авторизованным персонам за период для пользователя.
• Отчет по текущему состоянию в разрезе персонала.
• Статистический отчет в разрезе услуг за период.
• Отчет по текущему состоянию в разрезе услуг.
• Отчет по распределению клиентов по виду услуг за период.
• Статистический отчет распределения активности клиентов за период.
• Статистический отчет в разрезе персонала за период.
• Отчет предварительно зарегистрированных клиентов по услуге на дату.
• Отчет по авторизованным персонам за период для услуги.

Почему именно мы?

Наша компания уже много лет решает задачи по автоматизированному управлению очередями на самом разном уровне. Мы успешно реализовали СУО в многофункциональных центрах, пенсионных фондах, муниципальных и государственных организациях. Наш опыт может гарантировать, что электронная очередь с минимальными затратами позволит повысить качество обслуживания и улучшить лояльность клиентов.